1 Einleitung 5
1.1 Was ist BulkPDF und wie funktioniert es? ................ 5
1.2 Funktionen .................................. 6
1.3 Anforderungen ................................ 9
1.3.1 System ................................ 9
1.3.2 Datenquelle - Tabellenkalkulationsdatei . . . . . . . . . . . . 9
1.3.3 Datenquelle - Microsoft SQL Server . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3.4 Datenquelle - Microsoft Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3.5 JSON ................................. 11
1.3.6 XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.3.7 Datenquelle - MySQL / MariaDB Server . . . . . . . . . . . . . 12
1.3.8 PDF-Formular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.4 Standard PDF-Formular-Feldtypen und passende Daten . . . . . . . 13
1.4.1 Textbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.4.2 Checkbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.4.3 Radio button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.4.4 Listbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.4.5 Combobox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.5 BulkPDF Business Spezial-Feldtypen und passende Daten . . . . . . 15
1.5.1 Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.2 Bild . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.3 Dateianhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.4 Zusätzlich Schaltflächen zum Ausfüllen von eingescannten
Formularen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.5.5 Zusätzliche „Textbox” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.5.6 Zusätzlicher „Radio button” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.5.7 Zusätzlicher „Checkbox button” . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.5.8 Barcodes ............................... 16
1.6 Installation & Lizenzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.6.1 Grafische Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.7 Unbeaufsichtigte Installation (Silent installation) . . . . . . . . . . . 18
1.7.1 Lizenzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.7.2 Mehrbenutzer- / Terminal-Server-Lizenzen . . . . . . . . . . 19
2 Anwendungsszenarien (Schritt für Schritt-Erklärung) 20
2.1 Mitgelieferte Beispieldateien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.1.1 Beispieldateien im Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.1.2 Ausfüllen des Beispiel-PDF-Formulars . . . . . . . . . . . . . 22
3 Benutzeroberfläche im Detail (GUI) 32
1
3.1 Startseite ................................... 32
3.1.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.1.2 Lizenzaktivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
3.1.3 Konfiguration: Speichern & Laden . . . . . . . . . . . . . . . . 35
3.2 Datenquellen ................................. 36
3.2.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
3.2.2 Excel / Tabellenkalkulationsdateien . . . . . . . . . . . . . . . 37
3.2.3 Microsoft SQL Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3.2.4 Microsoft SQL Server Benutzerdefinierte Abfrage . . . . . . . 41
3.2.5 Microsoft Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
3.2.6 Microsoft Access Benutzerdefinierte Abfrage . . . . . . . . . . 44
3.2.7 JSON ................................. 45
3.2.8 XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
3.2.9 Tabellenkalkulation / Excel (Vertauschte Spalten und Zeilen) 48
3.2.10 MySQL/MariaDB Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
3.2.11 MySQL/MariaDB Server Benutzerdefinierte Abfrage . . . . . 50
3.3 PDF-Formular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.3.1 Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
3.3.2 PDF-Vorschau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3.3.3 Zuweisung von Daten zu PDF-Formular-Feldern . . . . . . . 55
3.3.4 Textbox & Allgemeine Feld-Datenauswahl . . . . . . . . . . . 56
3.3.5 Datenquelle für Formular-Feld nutzen . . . . . . . . . . . . . 58
3.3.6 Konstanten Text für Formular-Feld setzen . . . . . . . . . . . 60
3.3.7 Schreibschutz auf einzelnen Formular-Feldern . . . . . . . . 61
3.3.8 Datumsformatierung bei Formular-Feldern . . . . . . . . . . 62
3.3.9 Checkbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
3.3.10 Radiobuttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
3.3.11 Listbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
3.3.12 Combobox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.3.13 Barcodes im Allgemeinen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
3.3.14 QR-Code ............................... 68
3.3.15 Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
3.3.16 Bild . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.3.17 Dateianhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.4 Optionen ................................... 72
3.5 Fertigstellung ................................. 76
3.6 E-Mail-Entwurfsgenerator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
3.7 Sonstiges ................................... 84
3.7.1 Support-Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
2
3.7.2 Dokumentation-Fenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3.7.3 Fehler-Fenster (Exception) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
3.7.4 Schriftart-Auswahl & Schriftfarben-Auswahl . . . . . . . . . . 87
3.7.5 Weitere Funktionalitäten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
4 Kommandozeile (BulkPDF-Business-Console) 90
4.1 Parameterliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
4.2 Ausgaben der der Konsolenanwendung . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
5 Konfigurationsdateien 96
5.1 Relative Pfade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.2 Beispiel-Auszüge aus einer Konfigurations-Datei . . . . . . . . . . . . 97
5.2.1 NormalFields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
5.2.2 SpecialFields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.2.3 Globale Optionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
5.2.4 FilenameGenerator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
5.2.5 E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
6 Tipps und Tricks 103
6.1 PDF-Formulare mit PDFescape erstellen oder reparieren . . . . . . . 103
6.2 PDF-Formulare mit LibreOffice / OpenOffice Writer erstellen . . . . 103
6.2.1 Textfeld-Beispiel (Textbox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
6.2.2 Optionsfeld-Beispiel (Radiobutton) . . . . . . . . . . . . . . . 105
6.2.3 Markierfeld (Checkbox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
6.2.4 Listenfeld (Listbox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
6.2.5 Kombinationsfeld (Combobox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.3 Signatur erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.4 Datumsformatierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
6.5 Connection-String . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
6.6 Gleichzeitiges ausdrucken Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
7 Häufig gestellte Fragen (FAQ) 112
7.1 Was hat BulkPDF Business für Systemanforderungen? . . . . . . . . . 112
7.2 BulkPDF lässt sich nicht installieren. [Windows SmartScreen] . . . . 112
7.3 Werden meine Dateien bzw. Daten hochgeladen oder verlassen in
irgendeiner Weise meinen Computer? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.4 Gibt es das Programm für Mac OS? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.5 Von wie vielen Benutzern darf eine Lizenz gleichzeitig verwendet wer-
den? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
7.6 Auf wie vielen Computern kann eine Lizenz genutzt werden? . . . . 113
3
7.7 Ich bekomme folgende Meldung „Der Lizenzschlüssel wird derzeit
bereits von mehreren Geräten verwendet”. Was bedeutet das? . . . . 113
7.8 In der PDF-Vorschau werden die Formular-Felder nicht an der richti-
gen Position bzw. verschoben angezeigt . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
7.9 Es werden keine PDF-Formular-Felder in BulkPDF Business angezeigt114
7.10 Unicode Zeichen in Acrobat Reader werden nicht richtig dargestellt
(Chinesisch, Kyrillisch, Arabisch, etc) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
7.11 Windows öffnet immer das falsche PDF-Anzeigeprogramm oder den
Webbrowser (Chrome, Edge) zum Anzeigen von PDF-Dateien . . . . 115
7.12 System.InvalidCastException: Could not convert data to boolean . . 116
7.13 System.IndexOutOfRangeException: "Nur X Optionsfelder in der Gruppe
gefunden. Ausgewählter Index war Y." . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
7.14 System.InvalidOperationException: The ’Microsoft.ACE.OLEDB.12.0’
provider is not registered on the local machine. . . . . . . . . . . . . . 116
7.15 Es werden keine Daten in der Excel-Datei erkannt. . . . . . . . . . . . 116
7.16 Das Datums-Feld wird zusätzlich mit 00:00:00 angegeben. Wie kann
das entfernt werden? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
7.17 Ich habe meine Datenquellendateien (Excel, CSV, usw.) oder meine
PDF-Datei verschoben. Funktionieren noch meine BulkPDF-Business-
Konfigurationsdatei? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
7.18 Bei dem Aufruf der Konsolenanwendung über ein Batch-Skript wer-
den Zeichen, wie bspw, deutsche Umlaute, nicht korrekt übertragen 117
7.19 Kombinationen von mehreren Spalten für ein Feld . . . . . . . . . . . 117
7.20 „Checkbox” oder „Radio button” sollten laut Daten und Preview in
dem XFA PDF angewählt sein, sind es aber in Acrobat Reader . . . . 117
7.21 Wie kann ich das Zahlenformat in meinem generierten PDF korrigieren?
Es hält nicht das in der Tabelle eingestellte Format bei. Wie kann
man bspw. Zahlen mit zwei Dezimalstellen und einem EUR-Symbol
am Ende anzuzeigen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
8 Referenzen 119
4
1
Einleitung
1.1 Was ist BulkPDF und wie funktioniert es?
Kurz zusammengefasst: BulkPDF erkennt automatisch die verfügbaren Daten in
der ausgewählten tabellarischen Datenquelle (Excel, SQL - Datenbanken, etc.). Die
gefunden Spaltennamen können dann manuell und/oder automatisch den For-
mularfeldern zugewiesen werden. Nachdem das Ausfüllen gestartet wurde, geht
die Software Zeile für Zeile durch die Tabelle und fügt den Zellwert in das PDF-
Forumlar ein. Die PDF-Datei wird dann mit dem ebenfalls aus der Tabelle be-
zogenen Dateinamen abgespeichert. Folglich erhält man ein ausgefülltes PDF-
Formular, welches bereit ist, verschickt zu werden.
5
1.2 Funktionen
Folgend eine kurze Übersicht sowie eine detaillierte Auflistung der Funktionen des
Programms.
Kurze Übersicht
Einfach zu bedienen Ohne Expertenwissen, übersichtlich und einfach zu bedienen.
Optimieren für die Zukunft Einmal erstellt, kann eine PDF-Konfiguration schnell
wieder verwendet werden.
Datenquellen-Unterstützung Verschiedene Datenquellen werden unterstützt (Zum
Beispiel: Excel, CSV, SQL-Datenbanken, ...)
Datenschutz Ohne Cloud. Ohne Hochladen von Ihren Daten. Unter Einhaltung
der europäischen Datenschutzbestimmungen. Made in Germany.
Updates Das Programm wird stetig weiterentwickelt und mit neuen Funktionen
ausgestattet.
In wenigen Schritten zur Automatisierung
• 1. Datenquelle wählen
6
• 2. Daten den PDF-Formular-Feldern zuweisen, manuell und/oder automa-
tisch
• 3. Dateinamen wählen
Hunderte PDF-Dokumente gleichzeitig erstellen Beliebig viele ausgefüllte PDF-
Dokumente gleichzeitig mit einem Klick erstellen.
Barcodes Verschiedene Barcodes werden unterstützt. (Zum Beispiel: QR, Data-
Matrix, PDF417, EAN8, EAN13, Codabar, Code11, Code39, Code93, Code128[A,B,C],
GS1-128, UPC)
Weitere Funktionen
• AcroForm und XFA Unterstützung
• PDF Signaturen
• Datenabhängige Dateinamen
• Schreibschutz
• Bilder und Hyperlinks
• PDF-Datei
Detaillierte Funktionsauflistung
• Software Lizenz: Proprietär
• PDF-Formulare automatisch ausfüllen lassen
• Kein Wasserzeichen (Außerhalb der DEMO)
• Unbeschränkte Anzahl an PDF-Dateien
• Moderne übersichtliche Oberfläche
• Aktive Weiterentwicklung
• Live PDF Vorschau
• PDF-Dateien signieren
• Microsoft Excel
• LibreOffice / OpenOffice
7
• Microsoft SQL Server
• MySQL / MariaDB
• Dynamische PDF Dateibenennung
• PDF Kompression
• Datums-Formatierung
• Bilder
• Hyperlink
• E-Mail-Entwurfsgenerator
• Unidimensional Barcode (Codabar, Code11, Code128A, Code128, Code128B,
Code128C, Code39, Code93, CodeUpc, Ean13, Ean8, GS1Code128)
• Bidimensional Barcode (Pdf417, DataMatrix_Barcode, QR)
• Dokumentation: Ja, aber noch im Ausbau.
• Ohne Internet (Offline) nutzbar: Ja, nach einer einmaligen Online-Aktivierung.
• Unterstützt BulkPDF Freeware Konfigurationsdateien
• Unterstzützt BulkPDF-Business Konfigurationsdateien
• Konsolenanwendung (Batch-Script Integration)
• Unterstützung von verschieden Schriftsystemen (Unicode)
• Auswahl an gut aussehenden Schriftarten für verschiedene Sprachen bzw.
Schriftsysteme: In Entwicklung.
• Eigene Schriftarten
• AcroForm
• XFA: Ja, ggf. werden aber manche XFA-Dokumente nicht unterstützt.
• Windows
• Mac OS: Nein, aber mit einer Virtuellen Maschine nutzbar (Zum Beispiel:
Parallel Desktop, VirtualBox)
• Linux: Nein, aber mit einer Virtuellen Maschine nutzbar (Zum Beispiel: Vir-
tualBox)
8
1.3 Anforderungen
1.3.1 System
Kompatibel mit Windows 7, Windows 8, Windows 10 und Windows 11. Es werden
ca. 500 MB Speicherplatz zur Installation benötigt. Das Programm benötigt einma-
lig eine Internetverbindung für die Lizenzaktivierung.
1.3.2 Datenquelle - Tabellenkalkulationsdatei
Um die Daten in der Tabellenkalkulationsdatei nutzen zu können, muss ein be-
stimmtes Format der Daten gegeben sein. Die erste Zeile gehört grundsätzlich
den Spaltennamen. Diese sollten einen eindeutigen und verständlichen Namen
besitzen, da sie im Programm zur Auswahl der gewünschten Datensätze benutzt
werden. BulkPDF überprüft die Spaltennamen bis es auf eine leere Zelle stößt. Da-
her darf bspw. die erste Zeile in der ersten Spalte nicht leer sein, da sonst kein
weiteren Daten gefunden werden. Danach ermittelt das Programm die maximale
Anzahl Zeilen in der Tabelle. Dafür geht das Programm Zeile für Zeile durch und
hört erst auf, wenn eine Zeile komplett aus leeren Zellen besteht.
Ein gültige Tabelle könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
Vorname Nachname Adresse ...
Mueller Bernd Weit-Weit-Weg ...
Mustermann Max Mustermann Straße ...
Musterfrau Marie Mustermann Straße ...
... ... ... ...
Für ein weiteres Beispiel kann die mitgelieferte Beispiel-Tabellenkalkulationsdatei
betrachtet werden (siehe 2.1.1).
Weiterhin gibt es als eigene Datenquelle das Einlesen von Tabellenkalkulations-
datei, bei dem das Verhalten von Spalten und Zeilen vertauscht ist, damit bspw. fol-
gende Tabelle auch genutzt werden kann (Siehe für mehr Informationen Abschnitt
3.2.9):
First name Bernd Max Marie ...
Last name Mueller Mustermann Musterfrau ...
Adress Weit-Weit-Weg Mustermann Straße Mustermann Straße ...
... ... ... ... ...
Es ist erwähnenswert, dass die Verwendung von Excel-Funktionen in der Excel-
Datenquelle unterstützt wird und diese eine nützliche Möglichkeit bietet, um Daten
9
zu verarbeiten und vorzubereiten, bevor sie in das PDF-Formularfeld eingefügt
werden.
Folgende Tabellenkalkulations-Datei-Formate werden vom Programm unterstützt[7]:
File Type Container Format File Format Excel Version(s)
.xlsx ZIP, CFB+ZIP OpenXml 2007 and newer
.xlsb ZIP, CFB OpenXml 2007 and newer
.xls CFB BIFF8 97, 2000, XP, 2003
98, 2001, v.X, 2004 (Mac)
.xls CFB BIFF5 5.0, 95
.xls - BIFF4 4.0
.xls - BIFF3 3.0
.xls - BIFF2 2.0, 2.2
.csv - CSV (All)
1.3.3 Datenquelle - Microsoft SQL Server
Für die Nutzung von Daten von einem Microsoft SQL Server stehen mehrere Vari-
anten zur Datenbeschaffung zur Verfügung.
Zum einen kann die Option gewählt werden, bei der man schlicht einen „Connection-
String” eingibt und dann für die jeweilige Datenbank automatisch alle verfügbaren
Tabellen angezeigt werden. Von diesen Tabellen kann dann eine ausgewählt wer-
den, die als Datenquelle fungiert. Für gültige „Connection-String”-Beispiele schauen
Sie sich bitte Abschnitt 6.5 an.
Die zweite Option ist die Möglichkeit, neben dem „Connection-String”, schlicht
eine SQL-Abfrage einzugeben, die einem die gewünschten Daten ausgibt. Diese
Option erlaubt damit die volle Funktionalität von T-SQL auf dem Microsoft SQL
Server für die Datenquelle innerhalb von BulkPDF zu nutzen.
1.3.4 Datenquelle - Microsoft Access
Für die Nutzung von Daten von einem „Microsoft Access”-Server stehen mehrere
Varianten zur Datenbeschaffung zur Verfügung.
Zum einen kann die Option gewählt werden, bei der man schlicht eine Datenbank-
Datei (.accdb oder .mdb) auswählt und dann für die jeweilige Datenbank automa-
tisch alle verfügbaren Tabellen angezeigt werden. Von diesen Tabellen kann dann
eine ausgewählt werden, die als Datenquelle fungiert.
Die zweite Option ist die Möglichkeit, neben der Datei, eine SQL-Abfrage einzugeben,
die einem die gewünschten Daten ausgibt. Diese Option erlaubt damit die volle
Funktionalität von SQL auf der Microsoft Access Datenbank für die Datenquelle
innerhalb von BulkPDF zu nutzen.
10
In manchen Fällen kann es notwendig sein fehlende Abhängigkeiten, wie das „Mi-
crosoft Access Database Engine 2010 Redistributable 64 Bit Version” herunterzu-
laden und zu installieren, siehe dazu Punkt 7.14.
1.3.5 JSON
Um die Daten in einer JSON-Datei nutzen zu können, muss ein bestimmtes For-
mat der Daten gegeben sein. Folgende JSON-Struktur wäre im kompletten Zustand
bspw. einlesbar in BulkPDF:
1{
2"Table": [
3{
4"Last_name":"Mueller",
5"First_name":"Bernd",
6"Adress":"Weit-Weit-Weg",
7"Checkbox_Value":"Yes",
8"Radio_button_value":"2",
9"Combobox_Value":"Kuchen"
10 },
11 {
12 "Last_name":"Mustermann",
13 ...
14 "Combobox_Value":"Test"
15 },
16 ...
17 ]
18 }
1.3.6 XML
Um die Daten in einer XML-Datei nutzen zu können, muss ein bestimmtes For-
mat der Daten gegeben sein. Folgende XML-Struktur wäre im kompletten Zustand
bspw. einlesbar in BulkPDF:
11
1<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
2<root>
3<row>
4<Last_name>Mueller</Last_name>
5<First_name>Bernd</First_name>
6<Adress>Weit-Weit-Weg</Adress>
7<Checkbox_Value>Yes</Checkbox_Value>
8<Radio_button_value>2</Radio_button_value>
9<Combobox_Value>Kuchen</Combobox_Value>
10 </row>
11 <row>
12 <Last_name>Mustermann</Last_name>
13 ...
14 <Combobox_Value>Test</Combobox_Value>
15 </row>
16 ...
17 </root>
1.3.7 Datenquelle - MySQL / MariaDB Server
Die Einbindung von Daten aus einem MySQL oder MariaDB Server in BulkPDF
kann auf mehreren Pfaden realisiert werden.
Eine der Möglichkeiten beinhaltet die Eingabe eines „Connection-Strings”, durch
welchen die verfügbaren Tabellen der zugehörigen Datenbank automatisch aufge-
listet werden. Aus dieser Auflistung kann dann eine Tabelle als Datenquelle aus-
gewählt werden. Für Musterbeispiele gültiger „Connection-String”-Formate, beziehen
Sie sich bitte auf Abschnitt 6.5.
Ein weiterer Weg besteht darin, neben dem „Connection-String”, direkt eine SQL-
Abfrage zu formulieren, die die benötigten Daten bereitstellt. Mit dieser Meth-
ode kann die volle Bandbreite der SQL-Funktionen auf dem MySQL oder MariaDB
Server genutzt werden, um die Datenquelle innerhalb von BulkPDF zu konfiguri-
eren.
1.3.8 PDF-Formular
Ein PDF-Formular ist eine PDF-Datei die Formular-Elemente im Format von Acro-
Forms oder XFA besitzt. Erkennbar sind solche Formular-Elemente beispielsweise
in Acrobat Reader, wenn man z.B. in eine Textfeld klicken und einen Text eintragen
kann. Wenn man wiederum im Acrobat Reader notwendigerweise erst den Rah-
men des Textfeldes selbst ziehen muss, um einen Text einzutragen, dann handelt
es sich nicht um ein PDF-Formular im eigentlichen Sinne, sondern um eine PDF-
12
Datei, die ein Formular darstelltt. Diese Darstellung ist dann nur ein eingescanntes
Bild oder ein mit sichtbaren Zeichen (z.B. Unterstrichen) markiertes Formular, das
nur in der ausgedruckten Version händisch ausgefüllt werden kann. Solche Doku-
mente werden nur sehr zweitklassig von BulkPDF Business mit den zusätzlichen
„Textbox”, „Radio button” sowie „Checkbox” Spezial-Feldtypen unterstützt.
In einem richtigen PDF-Formular besitzen alle diese Formularfelder einen Namen
sowie ggf. bereits einen Wert oder einen Standard-Wert. Für eine leichtere Nutzung
von BulkPDF sollten die Formularfeldnamen in der PDF-Datei sprechend sein, damit
diese beim Zuweisen der Daten in BulkPDF leicht identifiziert werden können.
Siehe als gültiges Beispiel das mit dem Programm mitgelieferte Beispiel-Formular
oder den Abschnitt 2.
1.4 Standard PDF-Formular-Feldtypen und passende Daten
In diesem Unterkapitel wird folgend auf alle Feldtypen beschreibend eingegan-
gen, die in einem PDF-Formular vorkommen können. Weiterhin wird auch auf die
Daten eingegangen die BulkPDF Business erwartet für eine korrekte Ausfüllung der
Felder.
1.4.1 Textbox
Ein „Textbox”-Feld enthält einen Text, der je nach Ausführung einzeilig oder mehrzeilig
sein kann. Weiterhin kann bei einem solchen Feld die Schriftart, Schriftgröße sowie
ein Schreibschutz gesetzt werden. Ausgehend von der gewählten Schriftart werden
alle denkbaren Zeichen unterstützt.
1.4.2 Checkbox
Ein „Checkbox”-Feld kann ausgewählt oder nicht ausgewählt sein.
Zum Ausfüllen dieses Feldtyps können folgende Werte genutzt werden:
13
„X” Ausgewählt „ ” Nicht ausgewählt
x
1 0
true false
on off
y n
yes no
ja nein
oui non
sí
1.4.3 Radio button
Ein „Radio button” ist eigentlich eine Gruppe von auswählbaren „Checkbox” ähn-
lichen Feldern, bei der aber nur eines dieser Elemente ausgewählt sein kann. Zum
Ausfüllen dieses Feldtyps muss eine Zahl angegeben werden, die dem Index des El-
ements entspricht. In dem folgenden Beispiel wäre „Männlich” der Wert „1”, „Weib-
lich” der Wert „2” und „Divers” der Wert „3”.
1.4.4 Listbox
Eine „Listbox” ist ein Listen-Feldtyp bei dem abhängig von den PDF-Formular-
Einstellungen ein oder mehrere Werte aus der Liste ausgewählt sein können. Zum
Ausfüllen können die durch den Ersteller des PDF-Formulars vorgegebenen Werte
genommen werden, ob über einen konstanten Wert oder dynamisch über eine Daten-
quelle. Bei der dynamischen Variante muss der zu selektierende Text wie in dem
PDF-Formular ausgeschrieben sein.
1.4.5 Combobox
Eine „Combobox” verhält sich weitestgehend wie eine „Listbox” mit dem Unter-
schied, dass für diesen Feldtyp angedacht ist, dass man auch eigene nicht vorgegebene
14
Werte, nutzen kann.
1.5 BulkPDF Business Spezial-Feldtypen und passende Daten
1.5.1 Hyperlink
Ein Hyperlink besteht aus zwei Komponenten, dem Text und der URL, auf die ver-
wiesen werden soll. Beide Werte müssen neben der Position des Feldes festgelegt
werden. Ebenfalls lässt sich eine Schriftart für einen Hyperlink einstellen.
1.5.2 Bild
Ein Bild benötigt neben einer Position und der gewünschten Größe einen Datei-
pfad als Wert. Folgende Dateitypen werden dabei unterstützt:
1. BMP
2. JPEG
3. GIF
4. PNG
5. TIFF
6. ICO & ICON
1.5.3 Dateianhang
Ein Dateianhang einen Pfad zu einer Datei auf dem System als Wert. Die Beschrei-
bung der Datei ist der Dateiname und der MIME-Type wird anhand der Dateien-
dung automatisch ermittelt.
1.5.4 Zusätzlich Schaltflächen zum Ausfüllen von eingescannten Formularen
Wenn es sich nicht um ein PDF Formular im eigentlichen Sinne handelt, sondern
um ein PDF in dem lediglich Bilder von Formularen enthalten sind, gibt es keine
Möglichkeit, die Formularfelder so zu editieren, wie es bei einem richtigen PDF-
Formularfeld der Fall wäre. In BulkPDF Business kann man aber zusätzliche Felder
darüber einfügen und natürlich mit Daten befüllen. Die in der PDF-Datei dargestell-
ten Formularfelder kann man dabei visuell überlagern, indem man die folgend
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genauer Erklärten „Textbox”, „Radio button” & „Checkbox button” passend darüber
legt.
1.5.5 Zusätzliche „Textbox”
Eine zusätzliche „Textbox” entspricht einer „Textbox” die schreibgeschützt ist und
ohne das Vorhandensein eines eigentlichen „Textbox”-Feldes im PDF-Dokument
diesem mittels BulkPDF hinzugefügt werden kann. Neben den normalen notwendi-
gen Einstellungen wird auch noch die Position und die Größe des Feldes benötigt.
1.5.6 Zusätzlicher „Radio button”
Eine zusätzliche „Radio button” entspricht einer „Radio button” die schreibgeschützt
ist und ohne das Vorhanden sein eines eigentlichen „Textbox”-Feldes im PDF-Dokument
diesem mittels BulkPDF hinzugefügt werden kann. Neben den normalen notwendi-
gen Einstellungen wird auch noch die Position und die Größe des Feldes benötigt.
Bei dem Feld handelt es sich um einen einzelnen „Radio button”, wenn man also
eine Gruppe an Elementen haben möchte, müssen mehrere dieser Spezial-Feldtypen
hinzugefügt werden.
1.5.7 Zusätzlicher „Checkbox button”
Ein zusätzlicher „Checkbox button” entspricht einem „Checkbox button” der schreibgeschützt
ist und ohne das Vorhanden sein eines eigentlichen „Checkbox button”-Feldes im
PDF-Dokument diesem mittels BulkPDF hinzugefügt werden kann. Neben den
normalen notwendigen Einstellungen wird auch noch die Position und die Größe
des Feldes benötigt.
1.5.8 Barcodes
Barcode-Felder können dynamisch anhand der Daten für jedes einzelne PDF-Formular
generiert werden und werden als Abbild an die entsprechend ausgewählte Position
im Formular eingefügt. Folgend eine Auflistung der beiden Barcode-Gruppen mit
allen unterstützten Barcode-Typen:
Bidimensional Barcode
1. Pdf417: https://en.wikipedia.org/wiki/PDF417
2. DataMatrix: https://en.wikipedia.org/wiki/Data_Matrix
3. QR: https://en.wikipedia.org/wiki/QR_code
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Unidimensional Barcode
1. Codabar: https://en.wikipedia.org/wiki/Codabar
2. Code11: https://en.wikipedia.org/wiki/Code_11
3. Code128, Code128A, Code128B, Code128C: https://en.wikipedia.org/
wiki/Code_128
4. Code39: https://en.wikipedia.org/wiki/Code_39
5. Code93: https://en.wikipedia.org/wiki/Code_93
6. CodeUpc: https://en.wikipedia.org/wiki/Universal_Product_Code
7. Ean8, Ean13: https://en.wikipedia.org/wiki/International_Article_
Number
8. GS1Code128: https://en.wikipedia.org/wiki/GS1-128
1.6 Installation & Lizenzierung
Folgend Informationen bzgl. der Installationsarten und der Lizenzierungsarten.
1.6.1 Grafische Installation
Die notwendigen Schritte zur Installation als Screenshots:
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1.7 Unbeaufsichtigte Installation (Silent installation)
Mit dem Parameter "/S" kann eine Installation unbeaufsichtigt durchgeführt wer-
den Wenn der Installationspfad festgelegt werden soll, kann dies über den Parame-
ter /D=C:\NewInstallDir\\ durchgeführt werden. Für diese Installationsart kann
zur Lizenzierung eine "LicenseConfirmation" in den %appdata%\BulkPDF-Ordner
oder in den Installationspfad auf dem System kopiert werden. Diese "LicenseCon-
firmation" kann auf jedem System über die Aktivierung im Programm oder über
den "BulkPDF-Business-Terminal-Licensor" erstellt worden sein, solange es sich
um eine Mehrbenutzer-Lizenz handelt. Diese liegt dann je nach Aktivierungsart
im %appdata%\BulkPDF-Ordner oder im Installationspfad auf dem System. Bei
Einzelbenutzerlizenzen ist dies nicht möglich, da dort die "LicenseConfirmation"
eine feste Hardware-ID enthält und beim Start geprüft wird, ob diese noch mit dem
ausführenden System übereinstimmt.
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1.7.1 Lizenzierung
Die normale Lizenzierung wird über das Programm auf der Startseite durchgeführt.
(Siehe Kapitel 3.1.2)
1.7.2 Mehrbenutzer- / Terminal-Server-Lizenzen
Zur Lizenzierung eines Terminal Servers muss die im Installationsordner befind-
liche „BulkPDF-Business-Terminal-Licensor.exe” mit erhöhten Rechten aufgerufen
werden. Nach Eingabe und Aktivierung eines gültigen Mehrbenutzer-/Terminal
Server-Lizenzschlüssels erstellt diese Anwendung im Installationsordner selbst eine
Lizenzdatei. Diese Lizenzdatei wird später von BulkPDF Business bei den Benutzern
des Terminal Server zur Lizenzverifizierung herangezogen.
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2
Anwendungsszenarien
(Schritt für
Schritt-Erklärung)
Die folgenden Anwendungsszenarien beschreiben eine beispielhafte Nutzung der
Software.
2.1 Mitgelieferte Beispieldateien
Beim Start des Programms ist ein Laden der Beispieldateien über den Information-
stext auf der ersten Seite des Programms möglich. Weiterhin können die Beispield-
ateien auch direkt geladen werden (siehe Abschnitt 2.1.1).
2.1.1 Beispieldateien im Detail
Die Beispiel-Dateien bestehen aus der Konfiguration „ProcessExample.BulkPDF”,
aus der Datenquelle „ProcessExample.xlsx” sowie dem PDF-Formular „ProcessEx-
ample.pdf”, welche im Installationsorder zu finden sind („C:\Program Files\BulkPDF Business”,
sofern der Installationspfad bei der Installation nicht geändert wurde).
BulkPDF Business Konfiguration: „ProcessExample.BulkPDF” Diese BulkPDF-
Business-Konfigurations-Datei enthält alle Informationen, die bei einer vorherigen
Sitzung eingestellt wurden sowie Verweise auf die einzelnen Dateien, wie Daten-
quelle („ProcessExample.xlsx”) und PDF-Formular („ProcessExample.pdf”). Diese
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